Inkoop en aanbesteden

Doelmatig inkopen

Beste Prijs Kwaliteit Verhouding

De gemeente Voorne aan Zee koopt jaarlijks voor ongeveer 100 miljoen euro aan diensten, leveringen en werken. Uit het beschikbare (belasting)geld wil de gemeente zo veel mogelijk waarde halen. Om dat goed te kunnen doen wordt in de gemeentelijke organisatie veel aandacht besteed aan professioneel inkopen met daarvoor passende procedures.

Inkoop- en aanbestedingsbeleid

Met het inkoop- en aanbestedingsbeleid wil de gemeente:

• inkopen tegen de optimale integrale prijs/kwaliteitverhouding;
• rechtmatig en doelmatig inkopen;
• integere, betrouwbare, zakelijke en professionele opdrachtgever zijn;
• administratieve lastenverlichting voor zowel ondernemers als de gemeente;
• met de beschikbare middelen maximale waarde voor de gemeente creëren.

Mandaatbesluit

Opdrachten mogen alleen gegeven worden door daartoe gevolmachtigde ambtenaren. Of een opdrachtgever gevolmachtigd is, is opgenomen in het Algemeen Mandaatbesluit gemeente Voorne aan Zee. Als opdrachtnemer heeft u een eigen verantwoording om te controleren of de opdrachtgever daadwerkelijk gevolmachtigd is.

Lees het huidige mandaatbesluit(externe link)

Klachtenregeling Aanbestedingen 

De gemeente Voorne aan Zee hanteert een Klachtenregeling Aanbesteden voor partijen die een klacht hebben over de aanbestedingsprocedure.

Wanneer is er sprake van een klacht in een aanbesteding? 

Een klacht is een schriftelijke melding van een ondernemer die belang heeft bij de aanbesteding waarin deze ondernemer gemotiveerd aangeeft op welke punten hij het niet eens is met de aanbesteding of een onderdeel daarvan. Klachten dienen betrekking te hebben op aspecten van aanbestedingen die binnen de werking van de Aanbestedingswet 2012 vallen. De aanbestedingen kunnen Europees of Nationaal zijn. Onder de Nationale aanbestedingen vallen ook (meervoudige) onderhandse aanbestedingen. Klachten kunnen aan de orde stellen dat een bepaald handelen of nalaten bij een concrete aanbesteding in strijd is met wettelijke bepalingen of met andere voorschriften die voor die aanbesteding gelden. Ook kan geklaagd worden over optreden dat inbreuk maakt op een of meer van de voor aanbestedingen geldende beginselen van transparantie, non-discriminatie, gelijke behandeling en proportionaliteit. Klachten kunnen niet gaan over het aanbestedingsbeleid in het algemeen van de gemeente Voorne aan Zee. 

Wanneer kan een klacht worden ingediend? 

Niet elke vraag van een ondernemer in een aanbestedingsprocedure hoeft een klacht op te leveren en niet elke klacht hoeft tot het doorlopen van de standaard voor klachtenafhandeling te leiden. Vragen en verzoeken die gericht zijn op verduidelijking van aspecten van de aanbestedingsprocedure moet de ondernemer tijdig bij de gemeente Voorne aan Zee inbrengen, zodat de vraag kan worden beantwoord in de Nota van Inlichtingen van de betreffende aanbestedingsprocedure. Dit geldt ook voor een verzoek tot het doorvoeren van een niet-wezenlijke wijziging in de aanbestedingsdocumenten. Wanneer de ondernemer het oneens blijft met de reactie in de Nota van Inlichtingen (of indien van toepassing in de individuele inlichtingen) kan hij bij de gemeente Voorne aan Zee een klacht indienen. Dat geldt ook als een reactie uitblijft. De ondernemer moet zijn klacht zo snel mogelijk indienen, zodat de klacht nog binnen de lopende aanbesteding kan worden afgehandeld. Wanneer een klacht niet binnen de lopende aanbesteding kan worden afgehandeld, kan het oordeel omtrent de klacht alleen nog gebruikt worden ter lering voor toekomstige aanbestedingen. Een klacht heeft geen schorsende werking op de aanbestedingsprocedure. Het recht om een klacht in te dienen laat onverlet het recht van de ondernemer om een gerechtelijke procedure te starten. Als het onderwerp van de klacht ook onderwerp is van een gerechtelijke procedure, dan wordt de behandeling van de klacht opgeschort tot na de uitspraak van de rechter. 

Wie kan een klacht indienen? 

Alleen ondernemers die belang hebben bij een specifieke aanbestedingsprocedure van de gemeente Voorne aan Zee kunnen een klacht indienen. Onder belanghebbenden vallen ondernemers die direct belang hebben bij het verwerven van de betreffende overheidsopdracht. De volgende categorieën belanghebbenden kunnen onderscheiden worden: 

• geïnteresseerde ondernemers; 
• (potentiële) inschrijvers en gegadigden; 
• onderaannemers van (potentiële) inschrijvers en gegadigden; 
• brancheorganisaties en branche gerelateerde adviescentra van ondernemers. 

Onderaannemers kunnen een klacht indienen voor zover ze niet klagen over de relatie hoofdaannemer versus onderaannemer en vice versa. Anoniem klagen kan niet. Wel kan een brancheorganisatie op eigen titel bezwaren met betrekking tot een specifieke aanbestedingsprocedure, die bij een of meer ondernemers van de branche leven, als klacht indienen. 

Procedure 

1. Klachten kunnen alleen schriftelijk (per post of per e-mail) worden ingediend, met vermelding van de naam en adres van de klagende ondernemer, dagtekening en aanduiding van de aanbesteding. Uit de schriftelijke klacht moet verder duidelijk blijken waarover wordt geklaagd en hoe volgens de ondernemer het knelpunt verholpen zou kunnen worden. Schriftelijk: Gemeente Voorne aan Zee; t.a.v. Klachtenmeldpunt Aanbestedingen; Postbus 13, 3220 AA Hellevoetsluis. E-mail: inkoop@voorneaanzee.nl.
2. Het klachtenmeldpunt bevestigt per omgaande de ontvangst van de klacht.
3. Het klachtenmeldpunt onderzoekt vervolgens, eventueel aan de hand van door de ondernemer en eigen aanvullend verstrekte gegevens, of de klacht terecht is. Het klachtenmeldpunt begint zo spoedig mogelijk met dit onderzoek, zet dit voortvarend voort en houdt daarbij rekening met de planning van de aanbestedingsprocedure. 
4. Wanneer na het onderzoek door het klachtenmeldpunt tot de conclusie wordt gekomen dat de klacht terecht of gedeeltelijk terecht is en corrigerende en/of preventieve maatregelen getroffen dienen te worden, wordt dit zo spoedig mogelijk schriftelijk medegedeeld aan de betreffende ondernemer. Ook de andere (potentiële) inschrijvers/gegadigden worden op de hoogte gesteld. Afhankelijk van de fase in de aanbestedingsprocedure kan het voorkomen dat de maatregelen, door de contactpersoon van de aanbesteding aan de betrokkenen in de aanbesteding worden gecommuniceerd op hetzelfde moment als de indiener van de klacht het bericht krijgt. Dit om bevoordeling van partijen te voorkomen. 
5. Wanneer na het onderzoek tot de conclusie wordt gekomen dat de klacht niet terecht is, wordt de klacht gemotiveerd afgewezenen en ontvangt de ondernemer hiervan schriftelijk bericht. 
6. Het klachtenmeldpunt kan op verzoek van de ondernemer of op eigen initiatief voorstellen dat de klacht, voordat daarop door het klachtenmeldpunt wordt beslist, voor bemiddeling of advies wordt voorgelegd aan de landelijke Commissie van Aanbestedingsexperts. 
7. Naar aanleiding van de beslissing of bij achterwege blijven van een tijdige beslissing kan een ondernemer de klacht aan de landelijke Commissie van Aanbestedingsexperts voorleggen. 

Verwijzing in aanbestedingsstukken 

Bij elke aanbesteding wordt door de gemeente Voorne aan Zee in de aanbestedingsdocumenten vermeld waar mogelijke klachten kunnen worden ingediend. Voor de verdere procedure wordt in de aanbestedingsstukken verwezen naar de meest actuele Klachtenregeling Aanbestedingen die op  https://www.voorneaanzee.nl/inkoop-en-aanbesteden is in te zien.