Inkoop en aanbesteden

Niet elke vraag over een aanbesteding is meteen een klacht. Vaak gaat het alleen om een vraag om uitleg of een verzoek om een kleine aanpassing. Heeft u een vraag over de aanbesteding? Stel die dan zo snel mogelijk aan de gemeente Voorne aan Zee. Dan kunnen wij uw vraag beantwoorden in de Nota van Inlichtingen. Dit geldt ook als u vraagt om een niet-ingrijpende wijziging in de aanbestedingsstukken.

Bent u het niet eens met ons antwoord in de Nota van Inlichtingen, of met de individuele inlichtingen als die er zijn? Dan kunt u een klacht indienen bij de gemeente Voorne aan Zee. Dat kan ook als u geen reactie heeft gekregen. Dien uw klacht zo snel mogelijk in. Dan kunnen wij de klacht nog behandelen tijdens de lopende aanbesteding. Lukt dat niet meer? Dan gebruiken wij de klacht als leerpunt voor volgende aanbestedingen. Een klacht stopt de aanbesteding niet. U mag daarnaast ook altijd naar de rechter stappen. Gaat uw klacht over hetzelfde onderwerp als een rechtszaak? Dan wachten wij met het behandelen van de klacht tot de rechter uitspraak heeft gedaan.

Alleen ondernemers die belang hebben bij een bepaalde aanbestedingsprocedure van de gemeente Voorne aan Zee kunnen een klacht indienen. Onder belanghebbenden vallen ondernemers die direct belang hebben bij het krijgen van de overheidsopdracht. De volgende groepen kunnen belanghebbenden zijn:

• Geïnteresseerde ondernemers
• (mogelijke) inschrijvers en gegadigden
• Onderaannemers van (mogelijke) inschrijvers en gegadigden
• Brancheorganisaties en adviescentra voor ondernemers die bij een branche horen

Onderaannemers kunnen een klacht indienen, zolang die klacht niet gaat over de relatie tussen hoofdaannemer en onderaannemer, of andersom. Anoniem klagen kan niet. Een brancheorganisatie mag wel in eigen naam een klacht indienen over een specifieke aanbestedingsprocedure, als die klacht leeft bij één of meer ondernemers uit de branche.

1.    Klachten kunnen alleen schriftelijk (per post of per e-mail) worden ingediend, met vermelding van de naam en adres van de klagende ondernemer, dagtekening en aanduiding van de aanbesteding. Uit de schriftelijke klacht moet verder duidelijk blijken waarover wordt geklaagd en hoe volgens de ondernemer het knelpunt verholpen zou kunnen worden. Schriftelijk: Gemeente Voorne aan Zee; t.a.v. Klachtenmeldpunt Aanbestedingen; Postbus 13, 3220 AA Hellevoetsluis. E-mail: inkoop@voorneaanzee.nl.
2.    Het klachtenmeldpunt bevestigt per omgaande de ontvangst van de klacht.
3.    Het klachtenmeldpunt onderzoekt vervolgens, eventueel aan de hand van door de ondernemer en eigen aanvullend verstrekte gegevens, of de klacht terecht is. Het klachtenmeldpunt begint zo spoedig mogelijk met dit onderzoek, zet dit voortvarend voort en houdt daarbij rekening met de planning van de aanbestedingsprocedure. 
4.    Wanneer na het onderzoek door het klachtenmeldpunt tot de conclusie wordt gekomen dat de klacht terecht of gedeeltelijk terecht is en corrigerende en/of preventieve maatregelen getroffen dienen te worden, wordt dit zo spoedig mogelijk schriftelijk medegedeeld aan de betreffende ondernemer. Ook de andere (potentiële) inschrijvers/gegadigden worden op de hoogte gesteld. Afhankelijk van de fase in de aanbestedingsprocedure kan het voorkomen dat de maatregelen, door de contactpersoon van de aanbesteding aan de betrokkenen in de aanbesteding worden gecommuniceerd op hetzelfde moment als de indiener van de klacht het bericht krijgt. Dit om bevoordeling van partijen te voorkomen. 
5.    Wanneer na het onderzoek tot de conclusie wordt gekomen dat de klacht niet terecht is, wordt de klacht gemotiveerd afgewezenen en ontvangt de ondernemer hiervan schriftelijk bericht. 
6.    Het klachtenmeldpunt kan op verzoek van de ondernemer of op eigen initiatief voorstellen dat de klacht, voordat daarop door het klachtenmeldpunt wordt beslist, voor bemiddeling of advies wordt voorgelegd aan de landelijke Commissie van Aanbestedingsexperts. 
7.    Naar aanleiding van de beslissing of bij achterwege blijven van een tijdige beslissing kan een ondernemer de klacht aan de landelijke Commissie van Aanbestedingsexperts voorleggen.

Bij elke aanbesteding wordt door de gemeente Voorne aan Zee in de aanbestedingsdocumenten vermeld waar mogelijke klachten kunnen worden ingediend. Voor de verdere procedure wordt in de aanbestedingsstukken verwezen naar de meest actuele Klachtenregeling Aanbestedingen die op deze pagina is in te zien.